E-Rechnung Software & Automatisierung

Eine eingehende E-Rechnung wird geprüft und an ERP, Buchhaltung und Dokumentenmanagement übergeben

Die E-Rechnung verändert nicht nur das Rechnungsformat, sie bietet Unternehmen die Chance, den gesamten Rechnungseingang deutlich stärker zu automatisieren.

ADence entwickelt individuelle E-Rechnungslösungen und verbindet XRechnung, ZUGFeRD und weitere digitale Rechnungseingänge mit ERP-, Buchhaltungs-, Einkaufs- und Dokumentenmanagementsystemen.

Von der technischen E-Rechnungsfähigkeit bis zum automatisierten Rechnungseingang mit Bestellabgleich, Freigabeworkflows und intelligentem Exception Management.

Fristen

E-Rechnung 2027: Ist Ihr Unternehmen vorbereitet?

Die E-Rechnung wird für den deutschen B2B-Bereich schrittweise verpflichtend.

Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Ab 1. Januar 2027 greift die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für viele Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro.

Ab 1. Januar 2028 endet die wesentliche Übergangsphase auch für kleinere Unternehmen, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

Doch die technische Möglichkeit, eine XML-Datei zu empfangen, ist nur der Anfang.

Gerade bei größeren Unternehmen entstehen die eigentlichen Herausforderungen bei:

verschiedenen Rechnungseingangskanälen
mehreren Gesellschaften und Standorten
unterschiedlichen ERP-Systemen
individuellen Freigabeprozessen
Kostenstellen und Projekten
Bestell- und Wareneingangsabgleichen
Sonderfällen und Mengenabweichungen
Skonto und Zahlungsbedingungen
Archivierung und Dokumentation
bestehenden Einkaufs- und Buchhaltungsprozessen

ADence integriert die E-Rechnung deshalb in Ihre bestehende Systemlandschaft, statt ein weiteres Inselsystem zu schaffen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, dessen Daten automatisiert verarbeitet werden können.

Eine einfache PDF-Rechnung ist deshalb keine E-Rechnung im eigentlichen gesetzlichen Sinne.

Zu den wichtigsten Formaten in Deutschland gehören:

XRechnung

Die XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format und wird insbesondere bereits im öffentlichen Bereich eingesetzt.

Die Rechnungsinformationen liegen maschinenlesbar vor und können direkt von Software verarbeitet werden.

ZUGFeRD

ZUGFeRD kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten.

Damit eignet sich das Format besonders für Prozesse, in denen sowohl Mitarbeiter als auch Softwaresysteme auf die Rechnung zugreifen.

Beide Ansätze ermöglichen eine wesentlich stärkere Automatisierung als klassische PDF-Rechnungen.

Ablauf

Vom Rechnungseingang bis ins ERP, automatisiert

Eine moderne E-Rechnungslösung sollte nicht beim Dateiempfang aufhören. ADence kann den gesamten Prozess automatisieren.

01
E-Mail, API, SFTP, Portal oder EDI

Die Rechnung erreicht Ihr Unternehmen über den Kanal, den der Lieferant nutzt.
02
E-Rechnung erkennen
03
XRechnung und ZUGFeRD auslesen
04
Technische Validierung
05
Lieferant erkennen
06
Bestellung und Wareneingang zuordnen
07
Beträge und Positionen prüfen
08
Kostenstelle oder Projekt zuweisen
09
Freigaberegeln anwenden
10
ERP, Buchhaltung und DMS

So entsteht aus der gesetzlichen Anforderung ein automatisierter digitaler Rechnungsprozess.

E-Rechnung in bestehende ERP-Systeme integrieren

Ein Integrations-Layer von ADence verbindet den Rechnungseingang mit den bestehenden Unternehmenssystemen

Viele Unternehmen benötigen keine weitere Buchhaltungssoftware. Sie benötigen eine Verbindung zwischen den bestehenden Systemen.

ADence entwickelt individuelle Schnittstellen und Integrationen beispielsweise zwischen:

ERP-System
Finanzbuchhaltung
Einkaufssystem
Warenwirtschaft
Dokumentenmanagement
Rechnungspostfach
Freigabesystem
Microsoft 365
individuellen Unternehmensanwendungen

Unsere Lösung kann dabei als E-Invoice Integration Layer zwischen Rechnungseingang und bestehender Unternehmenssoftware arbeiten.

Das Ziel: Ihre bestehenden Systeme bleiben bestehen, die manuellen Arbeitsschritte dazwischen werden reduziert.

Beispiel

Rechnungseingang automatisieren

Eine Rechnung trifft beispielsweise per E-Mail ein.

Statt die Daten anschließend manuell zu übertragen, kann das System automatisch erkennen:

Lieferant: Müller GmbH
Rechnungsnummer: RE-2027-18372
Bestellnummer: PO-4711
Rechnungsbetrag: 18.442,20 Euro
Zahlungsziel: 30 Tage
Skonto: 2 % innerhalb von 10 Tagen

Anschließend können automatisierte Prüfungen erfolgen.

Lieferantenprüfung

Ist der Lieferant bekannt? Stimmen Bankverbindung und Unternehmensdaten?

Bestellabgleich

Existiert die angegebene Bestellung? Stimmen Rechnungspositionen und Bestellpositionen überein?

Betragsprüfung

Entspricht der Rechnungsbetrag der Bestellung oder befinden sich Abweichungen innerhalb definierter Toleranzen?

Kostenstellenzuordnung

Kann die Rechnung automatisch einer Kostenstelle, Abteilung oder einem Projekt zugeordnet werden?

Freigabe

Kann die Rechnung direkt verarbeitet werden oder muss ein Mitarbeiter sie prüfen?

Individuelle Regeln

Automatische Rechnungsprüfung mit individuellen Regeln

Gerade in größeren Unternehmen reichen Standardregeln häufig nicht aus.

Eine Bestellung kann beispielsweise lauten: 100 Stück mal 18,50 Euro.

Die Rechnung enthält jedoch:

98 Stück mal 18,50 Euro
120 Euro Fracht
40 Euro Verpackung
300 Euro Pfand
2 % Skonto

Ein Standardsystem erkennt möglicherweise nur: Bestellwert stimmt nicht mit Rechnungswert überein.

Eine individuelle Lösung kann dagegen berücksichtigen:

Mengenabweichungen bis 3 % sind erlaubt
Frachtkosten bis 150 Euro sind zulässig
Verpackungskosten sind für diesen Lieferanten vereinbart
Pfand muss separat verbucht werden
Skonto muss bei Zahlungsplanung berücksichtigt werden

Das Ergebnis: Rechnung automatisch freigeben.

Genau hier entsteht der große Vorteil individueller E-Rechnung-Automatisierung.

Intelligentes Exception Management

Statt „Matching Error 4517"

Prüfung erforderlich

Die Rechnung über 12.845 Euro konnte der Bestellung PO-8372 zugeordnet werden.

Die berechnete Menge liegt jedoch 8 % über der hinterlegten Bestellmenge. Die für diesen Lieferanten erlaubte Toleranz beträgt 5 %.

Empfehlung: Prüfung durch den Einkauf.

Freigeben
Einkauf informieren
Lieferant kontaktieren
Ablehnen

Nicht jede Rechnung lässt sich vollständig automatisieren. Deshalb sollte eine gute Software nicht nur erkennen, dass ein Problem besteht, sondern erklären, was geprüft werden muss.

So wird aus einem technischen Fehler ein verständlicher Arbeitsprozess.

KI für die E-Rechnungsverarbeitung

Strukturierte Rechnungsdaten sollten möglichst deterministisch verarbeitet werden. KI kommt dort zum Einsatz, wo klassische Regeln an Grenzen kommen.

Zuordnen und empfehlen

automatischer Kostenstellenempfehlung
Zuordnung zu Projekten
Erkennung möglicher Bestellungen

Verstehen und einordnen

Interpretation ungewöhnlicher Rechnungspositionen
Analyse von Rechnungsabweichungen
Klassifikation unstrukturierter Dokumente
Zusammenfassung komplexer Sonderfälle
Vorbereitung von Rückfragen an Lieferanten

ADence kombiniert dabei klassische Softwarelogik, strukturierte Daten und KI-Modelle. So bleibt der Kernprozess nachvollziehbar, während intelligente Funktionen bei komplexeren Fällen unterstützen.

Individualsoftware

E-Rechnung Software individuell entwickeln

Standardsoftware deckt viele grundlegende Anforderungen ab.

Schwierig wird es häufig dort, wo Unternehmen eigene Prozesse entwickelt haben. Beispiele:

„Rechnungen dieser Lieferantengruppe benötigen zwei Freigaben."
„Frachtkosten dürfen je Lieferant unterschiedliche Maximalwerte haben."
„Rechnungen über 25.000 Euro müssen zusätzlich vom Bereichsleiter freigegeben werden."
„Bei Projekt X muss automatisch eine andere Kostenstelle verwendet werden."
„Bei Mengenabweichungen unter 2 % darf automatisch gebucht werden."
„Rechnungen aus Gesellschaft A müssen in ERP A und Rechnungen aus Gesellschaft B in ERP B übertragen werden."

Solche Anforderungen lassen sich mit einer individuell entwickelten Integrations- und Workflow-Lösung gezielt abbilden.

Unsere Leistungen rund um die E-Rechnung

E-Rechnung Readiness Check

Wir analysieren Ihre bestehende Rechnungsverarbeitung. Dabei betrachten wir unter anderem:

Rechnungseingänge
Rechnungsvolumen
XRechnung und ZUGFeRD
bestehende ERP-Systeme
Buchhaltungssoftware
DMS
Einkaufsprozesse
Freigaben
Sonderfälle
Schnittstellen
Automatisierungspotenziale

Sie erhalten eine technische Einschätzung und einen konkreten Fahrplan für die Umsetzung.

E-Rechnung Integration

Wir verbinden die E-Rechnung mit Ihrer bestehenden Softwarelandschaft. Mögliche Bestandteile:

E-Mail-Rechnungseingang
API-Anbindung
XRechnung-Verarbeitung
ZUGFeRD-Verarbeitung
XML-Validierung
Lieferantenmatching
ERP-Anbindung
DMS-Anbindung
Kostenstellenzuordnung
Freigabeprozesse
Monitoring und Fehlerbehandlung

Automatisierter Rechnungseingang

Für Unternehmen mit größeren Rechnungsvolumen entwickeln wir weiterführende Automatisierungen. Zum Beispiel:

automatische Bestellzuordnung
Rechnungs- und Bestellabgleich
Wareneingangsabgleich
Toleranzregeln
automatische Freigaben
Skontoerkennung
Dublettenprüfung
Exception Management
mehrere Gesellschaften
individuelle Buchungslogik
KI-Unterstützung
Dashboards und Monitoring

Für wen

E-Rechnung für Mittelstand und größere Unternehmen

Besonders interessant ist die Automatisierung für Unternehmen, die:

viele Eingangsrechnungen erhalten
mehrere Mitarbeiter in der Rechnungsprüfung beschäftigen
ein ERP-System einsetzen
individuelle Einkaufsprozesse besitzen
mehrere Kostenstellen oder Gesellschaften verwalten
Rechnungen aus verschiedenen Quellen erhalten
bestehende Systeme miteinander verbinden müssen
viele Sonderfälle manuell bearbeiten
ihre Buchhaltung weiter digitalisieren möchten

Je höher das Rechnungsvolumen und je komplexer die bestehende Systemlandschaft, desto größer ist häufig das Automatisierungspotenzial.

Keine neue Insellösung

Unser Ansatz

Bestehende Standards nutzen. Individuelle Prozesse automatisieren.

Wir entwickeln nicht unnötig Funktionen neu, die etablierte Systeme bereits zuverlässig beherrschen.

Stattdessen konzentrieren wir uns auf den Teil, der für Ihr Unternehmen individuell ist.

So kann beispielsweise ein vorhandenes ERP-System weiterhin die führende Anwendung bleiben, während ADence die Verarbeitung und Datenflüsse davor automatisiert.

Schnittstellen
Prozesse
Regeln
Automatisierung
Benutzeroberflächen
KI

Der eigentliche Nutzen

E-Rechnung als Chance zur Prozessautomatisierung

Die gesetzliche E-Rechnungspflicht zwingt viele Unternehmen dazu, ihre Rechnungsprozesse zu überprüfen. Damit entsteht gleichzeitig die Möglichkeit, historisch gewachsene manuelle Abläufe neu zu gestalten.

Aus

E-Mail öffnen, PDF herunterladen, Daten übertragen, Bestellung suchen, Kostenstelle suchen, Mitarbeiter anschreiben, Freigabe abwarten, Rechnung buchen

kann werden

Rechnung erhalten, automatisch prüfen, automatisch zuordnen, Ausnahme freigeben, buchen

Die E-Rechnung wird damit vom Pflichtprojekt zum Automatisierungsprojekt mit messbarem wirtschaftlichem Nutzen.

Erstgespräch

E-Rechnung mit ADence umsetzen

Sie möchten wissen, wie gut sich Ihr bestehender Rechnungseingang automatisieren lässt? Wir analysieren gemeinsam:

01
Wie kommen Ihre Rechnungen heute ins Unternehmen?
02
Welche Systeme sind beteiligt?
03
Welche Arbeitsschritte erfolgen noch manuell?
04
Welche Sonderfälle gibt es?
05
Welche Schnittstellen stehen zur Verfügung?
06
Welche Prozesse können automatisiert werden?

E-Rechnung. ERP-Integration. Automatisierung. KI.

Alles miteinander verbunden

Anschließend entwickeln wir eine Lösung, die zu Ihrer bestehenden Infrastruktur passt.

E-Rechnung Projekt mit ADence besprechen

Gut zu wissen

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?

Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsregelungen. Für viele Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz wird die Ausstellung ab dem 1. Januar 2027 relevant. Ab 2028 wird die Pflicht nochmals ausgeweitet. Gesetzliche Ausnahmen müssen im Einzelfall berücksichtigt werden.

Ist eine PDF eine E-Rechnung?

Eine normale PDF-Datei erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. Entscheidend ist ein strukturiertes elektronisches Datenformat, das automatisiert verarbeitet werden kann.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Eine XRechnung besteht im Kern aus strukturierten XML-Daten. ZUGFeRD verbindet strukturierte Rechnungsdaten mit einer visuellen PDF-Darstellung.

Kann eine E-Rechnung automatisch ins ERP übertragen werden?

Ja. Wenn entsprechende Schnittstellen vorhanden sind, können Rechnungsdaten automatisiert validiert, verarbeitet und anschließend an ERP-, Buchhaltungs- oder DMS-Systeme übertragen werden.

Kann man den kompletten Rechnungseingang automatisieren?

Viele Arbeitsschritte können automatisiert werden. Dazu gehören beispielsweise Datenerfassung, Lieferantenerkennung, Bestellabgleich, Kostenstellenzuordnung und Freigaberegeln. Sonderfälle können gezielt an Mitarbeiter weitergeleitet werden.

Kann ADence vorhandene ERP-Systeme anbinden?

Unser Ansatz besteht gerade darin, bestehende Unternehmenssoftware weiterzuverwenden und über APIs, individuelle Schnittstellen oder andere Integrationsmöglichkeiten miteinander zu verbinden.

Muss für die E-Rechnung ein neues ERP eingeführt werden?

Nicht zwangsläufig. In vielen Unternehmen ist es sinnvoller, das vorhandene ERP um die erforderlichen Prozesse und Schnittstellen zu ergänzen, anstatt die gesamte Systemlandschaft auszutauschen.

Kann KI bei der Rechnungsverarbeitung eingesetzt werden?

Ja. KI kann beispielsweise bei Klassifikation, Zuordnung, Kostenstellenempfehlungen oder der Analyse von Sonderfällen unterstützen. Strukturierte und steuerlich relevante Rechnungsinformationen sollten dabei möglichst über nachvollziehbare technische Regeln verarbeitet werden.

E-Rechnung in Ihrem Unternehmen automatisieren

Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, welche Teile Ihres Rechnungseingangs heute noch manuell laufen und wie wir diese mit E-Rechnung, Schnittstellen und KI automatisieren können.

Unverbindliches Erstgespräch vereinbaren Kontakt aufnehmen

E-Rechnung automatisieren: Software & Integration für Unternehmen