Anliegen erkennen und sortieren
Jede Mail wird einem Thema zugeordnet und nach Dringlichkeit eingestuft, auch wenn der Kunde sein Anliegen ungewöhnlich formuliert.
KI & Automation · E-Mail
KI E-Mail-Assistent: Kundenanfragen automatisch beantworten
Der KI E-Mail-Assistent von ADence liest eingehende E-Mails, erkennt das Anliegen und beantwortet es aus Ihren eigenen Unterlagen, Shopdaten und Systemen. Standardfälle erledigt er selbst oder legt einen fertigen Entwurf zur Freigabe ab. Alles andere landet mit Zusammenfassung beim richtigen Ansprechpartner. Betrieben wird er auf Servern in Deutschland.
- Entwurf oder Automatik, je Anfragetyp
- Outlook, Gmail, Shop und CRM angebunden
- Hosting in Deutschland
Ausgangslage
Der Posteingang ist oft der langsamste Teil des Kundenservice
Anfragen kommen über das Kontaktformular, direkt per Mail oder als Antwort auf eine Bestellbestätigung. Die meisten wiederholen sich: Wo ist meine Bestellung, wie funktioniert die Rücksendung, haben Sie nächste Woche einen Termin frei. Beantwortet werden sie trotzdem einzeln und von Hand, oft erst am nächsten Werktag.
Kurz erklärt
Was ist ein KI E‑Mail‑Assistent?
Ein KI E-Mail-Assistent ist ein System, das eingehende E-Mails inhaltlich versteht und beantwortet. Er ordnet jede Nachricht einem Anliegen zu, sucht die passende Information in Ihren Unterlagen und angebundenen Systemen und formuliert daraus eine Antwort in Ihrem Tonfall. Was er nicht sicher beantworten kann, gibt er an Ihr Team weiter.
Ein klassischer Autoresponder verschickt dagegen immer denselben Text, egal was in der Mail steht. Und anders als beim E-Mail-Marketing, bei dem Sie Newsletter und Kampagnen versenden, reagiert der Assistent auf Nachrichten, die bei Ihnen eingehen.
Live-Demo · Beispielanfrage
So bearbeitet der Assistent eine Anfrage
Eine typische Anfrage aus einem Onlineshop, vom Eingang bis zur fertigen Antwort. Klicken Sie sich durch die Schritte oder schauen Sie einfach zu.
Beispielanfrage mit erfundenen Daten.
01 · E-Mail geht ein
Von: Kundin (Beispiel)
Betreff: Bestellung 10482
„Hallo, meine Bestellung 10482 ist noch nicht angekommen. Können Sie nachsehen?“
02 · Anliegen erkannt
- AnliegenLieferstatus
- Prioritätnormal
- SpracheDeutsch
Thema gehört zu den freigegebenen Standardfällen.
03 · Daten abgerufen
- Quelle
- Shop
- Bestellung
- 10482 gefunden
- Status
- versendet am 23.09.2026
- Sendungsnummer
- vorhanden
04 · Antwort erstellt
„Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ihre Bestellung 10482 haben wir am 23.09.2026 versendet. Über diesen Link sehen Sie, wo Ihr Paket gerade ist: Sendungsverfolgung. Viele Grüße, Ihr Serviceteam“
Freundlich, in Ihrem Tonfall, mit Versanddatum und Link zur Sendungsverfolgung.
05 · Erledigt
- Automatisch versendet oder als Entwurf zur Freigabe abgelegt
- Vorgang im CRM vermerkt
Leistungsumfang
Was der KI E-Mail-Assistent übernimmt
Antworten aus Ihrem Wissen
Grundlage sind Ihre FAQ, Produktinformationen, Richtlinien und bewährte Antworten. Was dort nicht steht, erfindet der Assistent nicht.
Daten aus Ihren Systemen
Bestellstatus aus Shopify oder WooCommerce, freie Termine aus dem Kalender, Kundendaten aus dem CRM: Der Assistent schlägt nach, bevor er antwortet.
Entwurf oder Automatik
Pro Anfragetyp legen Sie fest, ob die Antwort direkt versendet wird oder als Entwurf auf Ihre Freigabe wartet.
Übergabe mit Kontext
Reklamationen, Kulanzfragen und alles Unklare gehen an die zuständige Person, mit Zusammenfassung und Antwortvorschlag statt eines leeren Tickets.
In der Sprache des Kunden
Anfragen auf Englisch oder in anderen Sprachen werden in derselben Sprache beantwortet.
Vergleich
KI E-Mail-Assistent, Autoresponder oder Copilot: der Unterschied
| Autoresponder | KI im E-Mail-Programm (z. B. Copilot in Outlook, Gemini in Gmail) | KI E-Mail-Assistent von ADence | |
|---|---|---|---|
| Versteht den Inhalt | Nein | Ja | Ja |
| Nutzt Ihr Firmenwissen | Nein | Inhalte aus dem jeweiligen Konto | Gezielt eingebundene Wissensbasis |
| Fragt Shop, CRM oder ERP ab | Nein | Nur mit zusätzlicher Einrichtung | Ja, per Schnittstelle |
| Antwortet ohne Klick | Ja, immer gleicher Text | Nein, Mitarbeiter schreibt mit | Ja, für freigegebene Anfragetypen |
| Betrieb | Im Mailsystem | Beim Anbieter des Programms | Server in Deutschland |
| Passt für | Eingangsbestätigungen | Einzelne Mitarbeiter | Teams mit vielen wiederkehrenden Anfragen |
Auf dem Handy lässt sich die Tabelle seitlich wischen.
Für einzelne Mitarbeiter, die schneller formulieren wollen, ist ein Copilot im E-Mail-Programm oft die einfachere Lösung. Wenn das bei Ihnen reicht, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch.
Integrationen
Läuft mit Ihrem Postfach und Ihren Systemen
Der Assistent wird an Ihr bestehendes Postfach angebunden. Ihr Team arbeitet weiter im gewohnten Programm, neue Software muss niemand lernen.
Postfach
- Microsoft 365 und Outlook
- Google Workspace und Gmail
- andere Postfächer per IMAP
Ihre Systeme
- Shopify
- WooCommerce
- Zendesk
- Freshdesk
- Ihr CRM
- Ihre ERP- oder Individualsoftware
Anwendungsfälle
Für wen sich der KI E-Mail-Assistent lohnt
E-Commerce
Onlineshops
- Bestell- und Lieferstatus
- Rücksendung und Umtausch
- Produktfragen
- Rechnungskopien
Industrie
Hersteller und Großhandel
- Anfragen erfassen und vorqualifizieren
- Lieferzeiten aus dem ERP
- Datenblätter und Unterlagen versenden
Service
Dienstleister und Praxen
- Terminanfragen
- Fragen zu Ablauf und Preisen
- Fehlende Unterlagen anfordern
Drei Kanäle
Chat, Telefon und E-Mail aus einem Guss
Viele Kunden starten mit dem E-Mail-Assistenten und ergänzen später den KI Chatbot für die Website oder den KI Voice Agent fürs Telefon.
Website
KI Chatbot
Beantwortet Fragen live auf Ihrer Website, rund um die Uhr.
Zum KI ChatbotTelefon
KI Voice Agent
Nimmt Anrufe an, erfasst das Anliegen und bucht Termine.
Zum KI Voice AgentKI E-Mail-Assistent
Beantwortet eingehende Kunden-E-Mails in Ihrem Posteingang.
Zum AblaufDatenschutz
Datenschutz und EU-KI-Verordnung
Der KI E-Mail-Assistent lässt sich DSGVO-konform betreiben. Diese vier Punkte legen wir mit Ihnen fest, bevor die erste Mail verarbeitet wird.
Verarbeitung in Deutschland
Postfachanbindung, Wissensbasis und Protokolle liegen auf Servern in Deutschland, auf Wunsch auch in Ihrer eigenen lokalen KI-Infrastruktur.
Sprachmodell nach Ihren Vorgaben
In der EU gehostete oder lokal betriebene Modelle. Externe Anbieter setzen wir nur mit Auftragsverarbeitungsvertrag ein.
Feste Löschregeln
E-Mail-Inhalte und Protokolle werden nach einer mit Ihnen vereinbarten Frist automatisch gelöscht. Ihre Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet. Mehr dazu in unserer Datenschutzerklärung.
Transparenz nach EU-KI-Verordnung
Wie automatisch versendete Antworten gekennzeichnet werden, legen wir gemeinsam mit Ihnen anhand der geltenden Transparenzpflichten fest. Hintergrund: Was der EU AI Act seit August 2026 verlangt.
Ablauf
In vier Schritten zum eigenen KI E-Mail-Assistenten
-
01
Verstehen
Wir werten eine Stichprobe Ihrer Anfragen aus und legen fest, welche Themen automatisiert werden.
-
02
Konzipieren
Wissensbasis, Schnittstellen und Freigaberegeln werden festgelegt. Sie erhalten ein Festpreisangebot.
-
03
Entwickeln und testen
Wir binden Postfach und Systeme an. Zu Beginn schreibt der Assistent nur Entwürfe, Ihr Team prüft und korrigiert.
-
04
Betreiben
Freigegebene Themen laufen automatisch. Wir übernehmen Hosting, Überwachung, Updates und die Nachjustierung.
Preise
Was kostet ein KI E-Mail-Assistent?
Die Einrichtung bekommen Sie nach der Analyse als Festpreis, der laufende Betrieb enthält Hosting in Deutschland, Updates und Überwachung.
Für die vorbereitende KI-Beratung kann eine Förderung infrage kommen, mehr dazu auf unserer Seite zur BAFA-Beratung.
Der Preis hängt vor allem von vier Faktoren ab:
- 01der Zahl der Anfragethemen
- 02den anzubindenden Systemen
- 03dem E-Mail-Volumen
- 04dem gewählten Sprachmodell
Gut zu wissen
Häufige Fragen zum KI E-Mail-Assistenten
Beantwortet der Assistent E-Mails ohne menschliche Kontrolle?
Nur, wenn Sie das für ein Thema freigeben. Zu Beginn schreibt er ausschließlich Entwürfe. Automatisch versendet werden später nur Anfragetypen, bei denen die Antwortqualität in der Testphase nachweislich gestimmt hat.
Woher kennt der Assistent die richtigen Antworten?
Aus Ihren eigenen Inhalten: FAQ, Produktdaten, Richtlinien, bisherige Antworten und angebundene Systeme wie Shop oder CRM. Steht eine Antwort dort nicht, gibt er die Anfrage an Ihr Team weiter.
Funktioniert das mit Outlook und Gmail?
Ja. Der Assistent wird an Postfächer in Microsoft 365 oder Google Workspace angebunden, andere Postfächer über IMAP. Ihr Team arbeitet weiter im gewohnten Programm.
Ist der KI E-Mail-Assistent DSGVO-konform?
Er lässt sich DSGVO-konform betreiben: Verarbeitung auf Servern in Deutschland, Sprachmodelle in der EU oder lokal, Auftragsverarbeitungsvertrag mit ADence und feste Löschfristen.
Was kostet ein KI E-Mail-Assistent?
Das hängt vom Umfang ab. Die Einrichtung bekommen Sie nach der Analyse als Festpreis, dazu kommt der laufende Betrieb. Den genauen Preis bestimmen die Zahl der Themen, die angebundenen Systeme, Ihr E-Mail-Volumen und das gewählte Sprachmodell.
Antwortet der Assistent in unserem Tonfall?
Ja. Ansprache, Fachbegriffe und Formulierungen übernimmt er aus Ihren bisherigen Antworten und Vorlagen. In der Testphase stimmen wir den Ton mit Ihnen ab.
Was passiert bei Beschwerden oder heiklen Anfragen?
Diese beantwortet der Assistent nicht selbst. Er leitet sie mit einer Zusammenfassung und dem bisherigen Verlauf an die zuständige Person weiter.
Was ist der Unterschied zum KI Chatbot?
Der KI Chatbot beantwortet Fragen live auf Ihrer Website, der E-Mail-Assistent arbeitet in Ihrem Posteingang.
Weiterlesen
Passende Leistungen
KI Chatbot
Fragen live auf Ihrer Website beantworten, rund um die Uhr.
KI Voice Agent
Telefonische Anfragen automatisch entgegennehmen.
E-Mail-Marketing
Newsletter und Kampagnen, also ausgehende Mails.
Individuelle Software
Schnittstellen zu Shop, ERP und CRM nach Maß.
KI-Beratung
Wo künstliche Intelligenz in Ihrem Unternehmen wirklich etwas bringt.
BAFA-Beratung
Geförderte Digitalisierungsberatung für den Mittelstand.
Ihr Ansprechpartner
Marvin de VriesGeschäftsführung
Fragen zum KI E-Mail-Assistenten, zu Ihrem Posteingang und zur Anbindung Ihrer Systeme klären wir gern persönlich.
Stand:
Direkt sprechen
So erreichen Sie uns am schnellsten
Microsoft Teams
Für den direkten Austausch und schnelle Antworten. Schreiben Sie uns, wir freuen uns auf Ihre Nachricht.
Chat öffnen
Videotermin
Für eine persönliche Beratung ganz bequem von zu Hause aus. Suchen Sie sich einfach einen freien Termin aus.
Termin finden
Telefon
Sie klären Dinge lieber direkt am Telefon, als umständlich per E-Mail oder WhatsApp? Kein Problem. Wir sind montags bis freitags von 9 bis 18 Uhr telefonisch zu erreichen.
+49 (0) 40 756 817 83
Kontaktieren Sie uns
Wie viele Ihrer E-Mails könnten sich selbst beantworten?
Schicken Sie uns eine anonymisierte Auswahl typischer Anfragen oder beschreiben Sie Ihren Posteingang im Erstgespräch. Wir sagen Ihnen, welcher Anteil sich automatisieren lässt und was das kostet. Kostenlos und unverbindlich.
Maria-Louisen-Straße 2A, 22301 Hamburg